Thiết kế hồ sơ năng lực (profile) làm sao để đúng chuẩn

Tại sao phải thiết kế Hồ sơ năng lực (Profile) chuẩn?

Hồ sơ năng lực giờ đây trở thành tài liệu quan trọng có trong bối cảnh nền kinh tế hội nhập và phát triển mạnh như hiện nay. Nếu như trước đây chỉ các công ty nhà nước, hay các đơn vị xây dựng mới phải làm, thì nay gần như bắt buộc.

Có thể nói Hồ sơ năng lực là bước đầu tiên trong làm việc với đối tác và khách hàng. Thiết kế hồ sơ năng lực càng chuẩn, càng đặc sắc, cơ hội trúng thầu càng cao.

Đã qua rồi thời mà thiết kế hồ sơ năng lực chỉ đơn thuần là bản tập hợp các giấy tờ liên quan đến công ty và các bản hợp đồng, thiết kế hồ sơ năng lực hiện nay theo hướng chuẩn hóa về sự sang trọng, bắt mắt. Không còn quá dài dòng lê thê mà chỉ gói gọn thật súc tích đầy đủ.

Hồ sơ năng lực nên tìm đơn vị thiết kế nào ấn tượng?

Hiện nay có khá nhiều đơn vị thiết kế nhận làm hồ sơ năng lực, tuy nhiên để làm đúng chuẩn lại rất ít. Ông Việt, CEO của Công ty thiết kế p cho biết: Một vài năm gần đây các đơn vị nhận làm thiết kế hồ sơ năng lực nhiều, có những đơn vị làm tốt và có đơn vị không, một số đơn vị thiết kế thậm chí không hiểu về quy chuẩn hồ sơ năng lực nhưng cũng nhận làm chủ yếu là lấy tiền từ khách hàng, có những đơn vị lại tận dụng sự chưa thấu hiểu của khách hàng về hồ sơ năng lực nên làm theo kiểu công nghiệp, tức là ‘phom mẫu’ hồ sơ năng lực góp nhặt được đâu đó, xong thay tên đổi họ công ty thế là nhắm mắt cung cấp cho khách hàng.

Hồ sơ năng lực do IPTIME Branding thiết kế

Việc chọn đơn vị thiết kế hồ sơ năng lực không tốt thì khách hàng sẽ rất thiệt hại. Ông Vui CEO công ty Tường Vui đã nhiều lần phải đi đấu thầu, dự thầu nên hiểu được sự quan trọng và cần thiết, trường hợp các hồ sơ đấu thầu giống hệt nhau chỉ khác mỗi tên nên ông đã gạt hết ra mà không cần nghe lời giải thích từ đối tác. Ông cho rằng việc thiết kế hồ sơ năng lực làm không tốt thì làm sao làm cho đối tác tốt. Chính ông cũng đã bỏ nhiều tâm sức vào việc hoàn thiện bộ hồ sơ năng lực cũng như bộ nhận diện của công ty mình nhiều năm qua.

Bà Ngọc Oanh, chuyên gia Marketing nhận định rằng, thiết kế Hồ sơ năng lực tốt sẽ tăng lợi thế cạnh tranh trong quảng bá và đấu thầu. Yếu tố chi phí là quan trọng, nhưng cũng không nên ham rẻ để thành ảnh hưởng cả thương hiệu. Một khi bị đối tác đánh giá cuốn hồ sơ năng lực kém, thì đó không chỉ là về mặt tài liệu đó mà là bị đánh giá thấp cả tổng thể doanh nghiệp. Vì vậy tôi cho rằng nên tìm các đơn vị uy tín để làm Profile.

“Chóng mặt” khi thiết kế Hồ sơ năng lực khi không hiểu rõ ý nghĩa và tác dụng của loại tài liệu này

Nên tìm đơn vị thiết kế có thể xây dựng ngay cho mình một khung sườn hồ sơ năng lực khi tư vấn. Thực tế có rất ít công ty đưa ra được khung sườn khi tư vấn. Bởi muốn làm được điều đó, ngoài việc am hiểu về quản trị kinh doanh, tâm lý khách hàng thì người tư vấn phải hiểu về Marketing cũng như những kiến thức thị trường nhất định mới làm được. Những người tư vấn này thường là cấp cao trong công ty thiết kế. Và và việc tư vấn nội dung thường do bên thiết kế tư vấn thêm doanh nghiệp mới có được một cuốn Profile hoàn thiện và đầy đủ.

Một bộ Hồ sơ năng lực do IPTIME Branding thiết kế

Chia sẻ về điều này, ông Ngọc Tiến – Trưởng phòng thiết kế của IPTIME Branding, một trong những đơn vị chuyên thiết kế Hồ sơ năng lực và catalogue cho biết. Thực tế xảy ra xung đột với khách hàng là điều hiếm xảy ra với các đơn vị thiết kế uy tín, nhưng lại rất hay xảy ra với các đơn vị thiết kế yếu. Khi chưa đưa ra được khung sườn thuyết phục khách hàng sẽ xảy ra hiện tượng tranh chấp, “nóng mặt” với nhau dẫn tới mệt mỏi cho cả đôi bên, vì thế chúng tôi thường sẽ ưu tiên việc tư vấn thiết kế hồ sơ năng lực cho nhân sự chủ chốt có kinh nghiệm làm. Làm thế này sẽ tránh được việc mất thời gian về sau, lợi cả đôi bên.

 “Chúng tôi thiết kế một ấn phẩm Hồ sơ năng lực cho khách hàng sẽ theo một quy trình chặt chẽ, từ khâu lấy thông tin, xây dựng dàn ý, chuẩn bị hình ảnh, phác họa thiết kế và tiến hành thực hiện. Để đảm bảo chất lượng tốt nhất, chúng tôi còn chủ động cả khâu in ấn, từ đó có thể chủ động được thời gian. Đôi lúc chúng tôi có thể thiết kế trọn bộ Hồ sơ năng lực trong thời gian kỷ lục chỉ khoảng 3-4 ngày, đây là điều mà rất ít đơn vị thiết kế và in ấn nào có thể làm được”, ông Tiến nhấn mạnh.