Quy định mới nhất về con dấu công ty và ứng dụng phát triển nhận diện thương hiệu

Hiện tại, các quy định mới nhất về con dấu của công ty tại Việt Nam chủ yếu được quy định trong Luật Doanh nghiệp 2020 có hiệu lực từ ngày 01/01/2021. Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp đã hết hiệu lực từ ngày 01/07/2025 và được thay thế bằng Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Thông tư 03/2020/TT-BKHCN không liên quan đến con dấu doanh nghiệp mà là về quy chuẩn kỹ thuật quốc gia.

Dưới đây là những điểm chính về quy định con dấu doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp 2020:

Những điểm đáng chú ý về quy định con dấu doanh nghiệp

1. Quyền tự chủ của doanh nghiệp:

• Tự quyết định về con dấu: Doanh nghiệp có toàn quyền quyết định về loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung con dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp. Điều này là một thay đổi lớn so với quy định trước đây, nơi con dấu phải có hình tròn, chứa tên và mã số doanh nghiệp.
• Không bắt buộc thông báo mẫu dấu: Doanh nghiệp không cần phải thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh trước khi sử dụng như trước đây. Điều này đơn giản hóa thủ tục hành chính.
• Quản lý và lưu giữ dấu: Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Không còn sự quản lý của cơ quan công an đối với con dấu doanh nghiệp.

2. Hình thức con dấu:

Con dấu bao gồm:

• Dấu được làm tại cơ sở khắc dấu (con dấu vật lý).
• Dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Điều này công nhận chữ ký số là một hình thức con dấu hợp pháp.

3. Nội dung con dấu:

• Luật Doanh nghiệp 2020 không còn quy định bắt buộc về thông tin phải có trên con dấu (như tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp).
• Doanh nghiệp có thể thêm vào con dấu các nội dung như logo, slogan, hoặc các thông tin khác phù hợp với nhu cầu và nhận diện thương hiệu.

4. Sử dụng con dấu:

• Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.
• Không phải mọi trường hợp đều bắt buộc đóng dấu: Hiện nay, chưa có văn bản quy phạm pháp luật nào yêu cầu doanh nghiệp phải đóng dấu vào tất cả các văn bản do mình phát hành hoặc ký kết. Do đó, trong giao dịch, doanh nghiệp có thể lựa chọn sử dụng con dấu hoặc không.
• Con dấu không thay thế chữ ký: Con dấu có vai trò xác nhận, nhưng không thay thế giá trị pháp lý của chữ ký người có thẩm quyền.

5. Một số trường hợp đặc biệt:

• Các tổ chức, đơn vị được thành lập theo một số luật chuyên ngành (như Luật Công chứng, Luật Luật sư) không áp dụng quy định về con dấu doanh nghiệp trong Luật Doanh nghiệp 2020 mà thực hiện theo Nghị định 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu.
• Doanh nghiệp có thể có nhiều con dấu tùy theo nhu cầu hoạt động.
• Con dấu được làm trước ngày 01/7/2015 vẫn tiếp tục được sử dụng mà không cần làm thủ tục gì thêm.

Lưu ý quan trọng:

• Mặc dù có quyền tự chủ cao hơn về con dấu, doanh nghiệp vẫn nên ban hành quy chế nội bộ rõ ràng về việc quản lý, sử dụng con dấu để tránh rủi ro pháp lý và đảm bảo tính thống nhất, minh bạch trong hoạt động.
• Trong trường hợp sáp nhập doanh nghiệp, một số doanh nghiệp có thể phải đăng ký lại con dấu theo quy định mới.

Lợi ích của việc đưa logo vào con dấu để tạo điểm chạm thương hiệu

Việc chủ động tạo con dấu với mẫu thiết kế riêng, có logo trong con dấu để tạo thành các điểm chạm thương hiệu trong các hoạt động truyền thông và kinh doanh là hoàn toàn phù hợp và được pháp luật Việt Nam khuyến khích theo Luật Doanh nghiệp 2020. Đây là một điểm thay đổi rất tích cực, mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp.

1. Tăng cường nhận diện thương hiệu: Khi logo xuất hiện trên mọi văn bản, hợp đồng, hay tài liệu giao dịch có đóng dấu, nó giúp khách hàng, đối tác dễ dàng nhận biết và ghi nhớ thương hiệu của bạn hơn. Đây là một hình thức quảng bá liên tục và hiệu quả.
2. Tạo sự chuyên nghiệp và độc đáo: Một con dấu được thiết kế riêng với logo không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn tạo nên nét độc đáo, khác biệt so với các doanh nghiệp khác. Điều này đặc biệt quan trọng trong môi trường kinh doanh cạnh tranh.
3. Điểm chạm thương hiệu hiệu quả: Con dấu là một công cụ được sử dụng thường xuyên trong các giao dịch. Việc tích hợp logo vào con dấu biến mỗi lần đóng dấu thành một “điểm chạm thương hiệu” (brand touchpoint), giúp củng cố hình ảnh và thông điệp của doanh nghiệp trong tâm trí người tiếp nhận.
4. Phù hợp với xu thế hiện đại: Luật Doanh nghiệp 2020 đã gỡ bỏ các quy định cứng nhắc về hình thức con dấu, cho phép doanh nghiệp tự do sáng tạo. Điều này khuyến khích doanh nghiệp tận dụng con dấu như một công cụ marketing và nhận diện thương hiệu, thay vì chỉ là một công cụ hành chính đơn thuần.

Những điều cần lưu ý khi thiết kế con dấu có logo

Mặc dù có quyền tự chủ cao, bạn vẫn nên xem xét một số yếu tố sau khi thiết kế con dấu:

• Tính rõ ràng và dễ đọc: Đảm bảo logo và các thông tin khác trên con dấu (nếu có, ví dụ tên công ty) phải rõ ràng, không bị nhòe khi đóng dấu. Kích thước và tỷ lệ của logo cần được cân nhắc kỹ.
• Phù hợp với mục đích sử dụng: Con dấu vẫn chủ yếu được sử dụng để xác nhận tính pháp lý của tài liệu. Do đó, thiết kế cần đảm bảo không quá phức tạp, gây khó khăn cho việc nhận diện hoặc hiểu nội dung tài liệu.
• Đồng bộ với bộ nhận diện thương hiệu: Logo trên con dấu nên nhất quán với logo được sử dụng trên các ấn phẩm, website, và các kênh truyền thông khác của doanh nghiệp để tạo sự chuyên nghiệp và đồng bộ.
• Bảo mật: Mặc dù không cần thông báo mẫu dấu, việc quản lý và lưu giữ con dấu vẫn rất quan trọng để tránh bị lợi dụng. Hãy quy định rõ ràng trong Điều lệ công ty hoặc quy chế nội bộ về việc sử dụng, bàn giao, và bảo quản con dấu.

Tóm lại, việc tận dụng con dấu như một công cụ để tạo điểm chạm thương hiệu thông qua việc tích hợp logo và thiết kế riêng là một chiến lược thông minh, giúp nâng cao giá trị và nhận diện cho doanh nghiệp của bạn.