Những điều tôi đã học được từ Google với tư cách một nhà thiết kế

Bài viết bởi Hardik Pandya – nhà thiết kế từng làm việc tại Google, tác giả trên trang Medium.

“Tôi gia nhập Google vào tháng 10. Việc tham gia một công ty có quy mô và tầm vóc lớn như Google là một trải nghiệm đáng tự hào. Bạn bè và đồng nghiệp cũ thường hỏi tôi rằng làm việc tại Google có gì khác với các công ty khởi nghiệp cũ?”

Để trả lời câu hỏi này, tôi xin chia sẻ những bài học kinh nghiệm mà chính tôi đã rút ra được trong một vài tháng qua. Tôi cảm thấy việc chia sẻ này có thể giúp đỡ nhiều người khác trong những tình huống tương tự, và tôi cũng viết như thể lời khuyên cho chính mình, để tôi có thể đọc đi đọc lại chúng như một tài liệu tham khảo.

Cùng bắt đầu thôi (tất cả các bài học kinh nghiệm được liệt kê ngẫu nhiên nhé!).

• Lên lịch các cuộc họp sớm để đảm bảo tất cả mọi người đều có thể tham gia: Nếu bạn nhận ra mình cần thời gian của mọi người cho điều gì đó, hãy đặt lịch trên thời gian biểu của nhóm để họ biết rằng vào thời gian nào sẽ có thể diễn ra cuộc họp.

Càng gần sát ngày họp, bạn càng khó chọn ngày hơn vì thời gian biểu của mọi người là khác nhau và có thể không còn thời gian rảnh nữa.

• Lên lịch hẹn 1:1 với những đồng đội cạ cứng: Việc này rất có ích khi bạn bắt đầu thực hiện dự án (hoặc ngay cả khi bạn mới vào công ty). Ở giai đoạn đầu dự án, có rất nhiều vấn đề cần xác định, lên kế hoạch và thảo luận. Những cuộc hẹn định kỳ giúp bạn trò chuyện trực tiếp với các thành viên trong nhóm và có thể giải đáp các thắc mắc của bạn. Tôi đã lên lịch hẹn với quản lý dự án, nhà phát triển UX, trưởng nhóm UX và nhà quản lý cấp cao UX của tôi (người quản lý của sếp). Trong những ngày đầu ở Google, việc lên lịch hẹn và gặp gỡ mọi người trong khoảng 2 tháng đã giúp tôi hiểu nhiều thứ, sẵn sàng chuẩn bị chiến lược cho dự án. Một số mẹo cho các cuộc hẹn (ở phần 1) vẫn có thể áp dụng trong tình huống này – hãy chuẩn bị các câu hỏi và những ý cần thảo luận trước, gửi chúng cho mọi người nếu có thể, hãy giữ cuộc họp ngắn gọn và tập trung đi thẳng vào trọng tâm (30 phút là tất cả những gì bạn cần) và hủy cuộc họp nếu mọi việc có thể được giải quyết qua trò chuyện hoặc email.

• Nếu bạn là người mới, hãy cố gắng chăm chú quan sát hơn thay vì suy nghĩ về việc tối ưu hóa quy trình dựa trên “nhận thức chủ quan”: Đó là một cái bẫy sai lầm thường gặp mà tôi đã vướng phải vài lần trong quá khứ mỗi khi bắt đầu công việc mới trong một môi trường mới. Phản ứng đầu tiên của tôi là xem xét các giải pháp mà nhóm có thể cải thiện tính cộng tác thông qua việc tối ưu hóa quy trình. Nhưng khi nói chuyện với nhiều người trong nhóm, tôi nhận ra rằng thường thì các quy trình đã được tối ưu hóa nhiều nhất có thể và những điều tôi nghĩ là “có thể cải thiện tình hình” đều đã được thử trước đó và đã thất bại. Vì vậy, bài học ở đây là hãy chấp nhận thực tế rằng các ý tưởng tối ưu hóa bạn nghĩ tới thì nhiều khả năng những người khác thông minh (hoặc thông minh hơn) như bạn cũng đã nghĩ tới. Bài học rút ra là: Chậm lại một nhịp, kiên nhẫn và chăm chú quan sát càng nhiều càng tốt để tiếp thu các bài học. Sử dụng các câu 1: 1 nêu trên cho các cuộc thảo luận này. Nếu cần thiết, hãy đặt lịch hẹn 1:1 như trên trong tình huống này.

• Hãy tìm hiểu thấu đáo mọi việc để khi đi đến cuối dự án, bạn có thể tự tin rằng bạn đã xử lý mọi việc một cách hợp lý (với những thông tin bạn có) và có thể phản biện cho những gì bạn đã làm: Khi vấp phải sự bất đồng ý kiến, bạn nên chấp nhận mọi ý tưởng, lời phê bình và tranh luận một cách khiêm tốn để cảnh tỉnh bản thân. Nếu bạn đang tham gia phần còn lại của dự án, bạn nên xem xét toàn bộ lịch sử của dự án đi trước và tiếp thu các bài học ở quá khứ. Điều này giúp bạn và đội ngũ của bạn tự tin hơn vì bạn đã tìm hiểu thấu đáo mọi việc.

• Học cách viết – tài liệu cuộc họp, quy trình và các quyết định: Đây là tài liệu cốt lõi của một dự án vì nó như “lịch sử sống” ghi lại những gì dự án đã đi qua. Quyết định viết các tài liệu này có nghĩa là bạn đã nghĩ đến việc giúp mọi người hoặc chính bản thân bạn trong những trường hợp nghi ngờ hoặc nhầm lẫn trong tương lai. Tại Google, chúng tôi duy trì việc ghi chép lại mọi thứ, từ các cuộc họp dự án, những tranh luận về phương pháp thiết kế đến các quyết định cuối cùng với các ràng buộc và phạm vi rõ ràng để tham khảo. Mọi bên liên quan đều có thể xem tài liệu này. Trang đầu tiên của tài liệu chứa tất cả các liên kết của dự án – PRD (tài liệu nghiên cứu phát triển), các nghiên cứu và báo cáo, mẩu tin, POC (tài liệu chứng minh) và nhiều thứ khác, đồng thời quản lý vấn đề nhân sự của dự án.

“Viết chính là nghĩ” (Writing is thinking) là một câu thành ngữ tôi thích khi muốn nói về cách làm việc ở một công ty. Rất thú vị để nghĩ về điều này bởi vì ta thường có quá nhiều nghi ngại, nhất là đối với những nơi khởi nghiệp hay những người chỉ tập trung vào sự nhanh chóng. — Steven Sinofsky (@stevesi) April 19, 2018

• Phát triển thói quen ghi chú: Hàng tấn ghi chú – Tôi bắt đầu một dự án bằng cách ghi chú, tôi ghi lại những thứ tôi đã hoàn thành mỗi tuần (chúng ta thường gọi là “ghi chép hàng tuần”, ghi lại những gì đã làm được trong tuần – điều này giúp ích cho việc đánh giá kết quả). Tôi có “ghi chú chiến thuật” và “ghi chú chiến lược”. “Ghi chú chiến thuật” giúp tôi ghi nhớ những điều tôi phải đạt được trong một hoặc hai tuần tới (ví dụ: soạn thảo email, viết đề xuất, những phương pháp thiết kế tôi phải khám phá, thay đổi và thực hiện hàng tuần), trong khi “ghi chú chiến lược” giúp tôi nhìn vào bức tranh lớn hơn (ví dụ như phác thảo một bài diễn văn để trình bày vào cuối năm, các dự án tôi muốn khám phá, các bài báo tôi muốn viết, kế hoạch kỳ nghỉ, …). Càng nhiều càng tốt, tôi thích ghi chép ngay cả khi những suy nghĩ tấn công tôi.

Tôi nhớ có một lần khi đang đi bộ ở Kyoto, tôi đã suy nghĩ về những điều có thể giúp việc lập kế hoạch đạt hiệu quả, thật thú vị và tôi muốn ghi lại dòng suy nghĩ đó. Tôi đã dành 45 phút trong một quán cà phê chỉ để ghi chú lại những suy nghĩ của mình.

• Học cách làm rõ các ý tưởng, sử dụng từ vựng trừu tượng và hệ thống thiết kế: Bằng cách mô tả ý tưởng của bạn theo một thuật ngữ khác, bạn có thể giúp mọi người nghĩ về khả năng tái sử dụng và lặp lại các hình mẫu có sẵn và giải pháp cho việc đó. Bạn có thể giúp họ mường tượng hình ảnh mẫu trong đầu rồi áp dụng lại cho nhiều tình huống khác nhau. Phần lớn hệ thống suy nghĩ đến từ các mô hình tưởng tượng trên.

• Trả lời ngắn gọn và kỹ lưỡng: “Chậm mà chắc” quan trọng hơn là người đầu tiên trả lời mà lại trả lời sai. KHÔNG trả lời nếu bạn chưa biết câu trả lời và nói “Tôi sẽ trả lời bạn sau”.

• Phát triển tư duy bậc hai: Đừng đánh giá một vật qua vẻ bề ngoài. Daniel Kahneman gọi đó là “WYSIATI – Những gì bạn thấy nói lên tất cả về nó”. Điều đó có nghĩa là, trong trường hợp này, bạn đã thiếu tư duy bậc hai, bạn dựa vào ngoại hình và những gì có thể nhìn thấy. Việc này khiến bạn bị hạn chế trong khả năng hiểu động cơ và lý do của một người thông qua quyết định và hành vi của họ. Nếu bạn là người mới, hiểu được những thứ bao quát lớn hơn cực kì khó khăn vì bạn không biết gì về nó. Nhưng bạn sẽ lạc lối nếu không đầu tư để phát triển nó, bằng cách dành thời gian học nó. Bạn chắc chắn sẽ thất bại thảm hại trong việc quản lý con người và dự án với tư duy bậc nhất. Trở thành một thành viên năng nổ cũng như nhà quản lý cổ phần, góp phần tạo động lực cho toàn nhóm và huy động dự án thì phải là một người đóng góp xuất sắc. Điều này không thể đạt được ngày một ngày hai và cũng không phải tự dưng mà có. Nó cần sự nỗ lực có ý thức.

• Hãy chú ý đến “mức vốn” của bản thân: Tôi có niềm tin mãnh liệt vào điều này và khi thảo luận với một vài đồng nghiệp cũ, tôi cũng thấy nó phù hợp với trải nghiệm của họ. Khi bạn tham gia một nhóm mới, bạn bắt đầu với một “mức vốn” hạn chế nhưng cố định – giả sử là 100. Vốn cần thiết để bạn trở nên hữu ích và đáng tin cậy đối với nhóm, giả sử là 200. Bây giờ trong nhóm mới đó, bạn hãy dành thời gian tăng vốn từ 100 lên 200 càng nhanh càng tốt. Nhưng điều đó không hề dễ dàng – bạn muốn giành lấy sự tin tưởng của cả nhóm bằng cách gây ấn tượng với họ, do đó bạn tìm kiếm những cơ hội mạo hiểm hoặc các trò cá cược. Đó là lối đi sai. Những tháng đầu tiên của bạn không phải là thời gian dành cho những phi vụ cá cược, đó là thời điểm để thiết lập một nền tảng vững chắc. Đây không phải thời gian để “cắn” nhiều hơn “nhai”, mà là thời gian để bước chậm lại, chậm rãi, tham gia vào các dự án nhỏ và ít rủi ro hơn, và gây dựng sự tin tưởng – cho mọi người quen với cách làm việc của bạn và bạn làm quen với hệ thống. Khi bạn đạt đến 200, bạn có thêm kiến thức về môi trường và động lực xã hội/chính trị của công ty, và đó là khi bạn có thể đưa ra quyết định sáng suốt hơn cũng như cân nhắc các dự án lớn hơn. Hãy cho mọi người tin rằng bạn đã thích nghi tốt với môi trường mới và sản phẩm mới bằng cách đạt lấy những ‘chiến thắng’ nhỏ lẻ trước khi vươn tới những chiến thắng lớn hơn.

• Niềm tin đi kèm với sự thể hiện và sự thể hiện cần có thời gian: Bạn cảm thấy rất hào hứng khi đặt mình vào một lãnh thổ mới – trong một công việc mới hoặc trong một dự án mới. Bạn thấy lo lắng khi phải chứng minh bản thân mình một lần nữa, hãy làm việc để giành lấy sự tự tin và sự tôn trọng từ mọi người trong lĩnh vực mới này (đồng nghiệp của bạn luôn tôn trọng bạn và họ đã chọn bạn vì một lý do nào đó nhưng bạn biết ý tôi là gì chứ?). Cách duy nhất để giải quyết vấn đề này là thu nhặt kinh nghiệm trong mọi việc. Kinh nghiệm đến từ việc tiếp xúc dần với vô số các tình huống, hoàn cảnh bất ngờ. Sự thể hiện đến từ từ và nó cần thời gian. Bạn có thể đẩy nhanh việc học và quá trình chuẩn bị của mình nhưng bạn không thể đẩy nhanh việc thể hiện bản thân. Bạn phải kiên nhẫn.

Bạn có thể tăng tốc độ học tập nhưng bạn không thể tăng tốc độ thể hiện bản thân. Việc này cần có thời gian.

• Không nên dành nhiều thời gian để tự mình khám phá mọi thứ: Khi bạn mới làm quen với công ty, bạn vẫn đang học cách hoạt động mọi thứ trong môi trường mới – cách thiết lập thiết bị và tài khoản, tổ chức kho lưu trữ tài sản thiết kế, yêu cầu quyền truy cập vào đúng công cụ và giấy phép, … Tất nhiên bạn có thể tự làm những việc này nhưng nó mất nhiều thời gian. Cá nhân tôi cảm thấy việc tự mình làm tất cả điều này chỉ là vô ích. Hãy nhờ một đồng nghiệp giúp bạn. Bạn hoàn toàn có thể làm điều này khi bạn là người mới, sử dụng yếu tố này như một lợi thế và tiết kiệm thời gian (nhưng hãy chắc chắn rằng bạn sẽ giúp đỡ mọi người trong tương lai khi mọi người cần). Tuy nhiên, đừng để điều này khiến bạn lười biếng – bạn sẽ phải học cách tìm câu trả lời cho chính mình.
• Tìm hiểu về đội ngũ của bạn, các công việc đã thực hiện trong quá khứ, tài liệu nội bộ, hệ thống thiết kế, báo cáo nghiên cứu, chia sẻ và thậm chí cả các phân tích: Một tổ chức tốt thì luôn để lại những thông tin dạng này cho các thành viên hiện tại và tương lai. Trong hầu hết các trường hợp, sẽ có một ‘mỏ vàng’ thông tin về sản phẩm/dự án, và đây là cơ hội tuyệt vời để bạn tăng tốc. Nhiều nhóm sẽ làm điều này như một phần của quy trình giới thiệu nhân viên mới nhưng bạn nên tìm kiếm tài liệu và thực hiện điều này bất kể có hay không.

Một tổ chức tốt thì luôn để lại những thông tin dạng này cho các thành viên hiện tại và tương lai. Hãy tìm hiểu và đọc càng nhiều càng tốt.

• Liên tục cung cấp thông tin: Thông báo sẵn trước, rồi thông báo lại. Cung cấp các thông tin về kế hoạch kỳ nghỉ/nghỉ phép, thói quen làm việc hàng ngày, chi tiết dự án và dự kiến thời gian công việc của bạn nhiều nhất và thường xuyên nhất có thể – đó là biểu hiện của người có trách nhiệm. Nó giúp đội ngũ nắm thông tin và lên kế hoạch tốt hơn trong phân công công việc.

• Bạn nên tận hưởng một cái cuối tuần hoặc ngày nghỉ lễ bỏ qua tất cả mọi công việc: Tôi đã ghi chú việc này rất nhiều. Các ngày cuối tuần và kỳ nghỉ là thời gian của bạn và bạn không nên nghĩ đến công việc trong những thời gian này. Làm việc mọi múi giờ như chúng tôi, điều này rất quan trọng đối với việc giữ gìn hạnh phúc mặt tình cảm và gia đình, hoàn toàn phù hợp với văn hóa. Có thể điều này đúng với công việc của bạn nhưng nó không dành cho tôi — đó thực sự là một thay đổi đáng hoan nghênh.

• Một công ty như Google thực sự khiến tôi cảm giác giống như một thế giới riêng (và nó thực sự như vậy), vì vậy điều quan trọng là giữ liên lạc với thế giới và duy trì quan điểm: Giữ liên lạc với các nhà thiết kế từ các công ty khác, thường xuyên gặp gỡ và nói chuyện với họ để hiểu những gì đang xảy ra trên thế giới. Tôi thích nói về các quy trình, công cụ và phương pháp thiết kế với mọi người và tôi cũng thường xuyên lên lịch các cuộc họp kiểu vậy.

• Điều quan trọng là phát triển bản thân bên ngoài nhiều như việc phát triển trong Google (hoặc bất cứ nơi nào bạn làm việc): Khi bạn thăng tiến trong Google, điều quan trọng là những người bên ngoài Google (hoặc công ty của bạn) cũng biết bạn làm gì và bạn giỏi như thế nào. Góp mặt trong các sự kiện, hội nghị, buổi gặp gỡ cộng đồng nói chung là một cách tuyệt vời để làm điều đó. Duy trì tính năng động (nếu bạn là tuýp người như vậy) để duy trì các mối quan hệ bên ngoài.

So với thời gian trước đó, khi tôi phải cảnh giác liên tục về việc bảo vệ lợi ích của riêng mình, thì khoảng thời gian ở Google đã thay đổi tôi – tôi thích mỗi ngày học thêm càng nhiều nền văn hóa tuyệt vời càng tốt, tốt hơn khi dành thời gian đó để đo lường những bước tiến mới trong công việc.

Alex Roe (cựu thành viên Google và là nhà quản lý dự án Google Photos) đã chia sẻ các bài học tương tự từ thời gian làm việc trong Google của ông, bạn chắc chắn nên đọc chúng.

Như mọi người nói, hầu hết những lời khuyên mà người khác đưa ra luôn là một lưu ý cho chính bản thân họ.

Trong một thời gian dài, tôi đã ghi chép những điều này và tôi thấy tuyệt vời khi được chia sẻ chúng. Chúng đã giúp tôi trở thành một nhà thiết kế tốt hơn, một người giao tiếp hiệu quả hơn và một người đóng góp có giá trị hơn trong đội ngũ, và những bài học vẫn sẽ tiếp tục.

Vì vậy, tiếp tục công việc nào!

Tác giả: Hardik Pandya

Nguồn: medium